Com a entrada em vigor em agosto deste ano do Decreto-Lei n.º 48/2020, de 3 Agosto (DL 48/2020), foram definidos os procedimentos associados à submissão do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade, que era a condição prévia e necessária para tornar obrigatório a submissão do referido ficheiro para efeitos da entrega da Informação Empresarial Simplificada/ Declaração Anual de Informação Contabilística e Fiscal (IES/ DA).

Desde 2019 que se aguardava a conclusão do quadro regulamentar que efetivasse a obrigação de submissão do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade, agora concluído com a publicação do referido diploma legal.

De referir que este quadro regulamentar com origem em medidas de simplificação administrativa, tem como objetivo o pré-preenchimento dos anexos A e I da IES/ DA com base nos dados do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade.

O DL 48/2020 vem assim:

1. Salientar a importância da geração de um ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade em conformidade com a legislação em vigor
   1. Neste termos, e de acordo com a alínea a) do artigo 3º do DL 48/2020, os programas de contabilidade devem garantir que, antes de qualquer operação inerente à submissão, tenham a capacidade de gerar ficheiro em conformidade com as regras de estrutura previstas na Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro (última revisão da Portaria n.º 321 -A/2007, de 26 de março, que já contempla as taxonomias).
2. Estabelecer as operações a efetuar antes da submissão do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade
   1. De acordo com o artigo 2º do DL 48/2020, os programas de contabilidade passam a utilizar um WebService da Imprensa Nacional – Casa da Moeda, S. A. (INCM), para receber uma chave, que lhes permita descaracterizar, através de algoritmo de cifra simétrica, os campos relativos a descrições e dados pessoais contidos no ficheiro. O pedido efetuado via Webservice será feito mediante o Número de Identificação Fiscal e ano de reporte do ficheiro do sujeito passivo.
   2. Os campos a descaracterizar são já identificados no anexo do presente Decreto-Lei, e dizem respeito a toda e qualquer descrição (ex. de contas) e dados pessoais (ex. de clientes) contidos nas várias tabelas do ficheiro.
   3. Os programas de contabilidade terão ainda que gerar uma soma de verificação (checksum) do ficheiro gerado originalmente antes da respetiva descaracterização.
3. Definir as regras para a submissão do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade
   1. De acordo com a alínea d) do artigo 3º do DL 48/2020, o ficheiro passa a ser submetido junto da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) no formato descaracterizado e adicionalmente deve ser enviado a respetiva Será este último elemento que permite à AT validar que o ficheiro após reversão da descaracterização corresponde ao ficheiro original.
4. Estipular a utilização dos dados do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade submetido pela AT
   1. De acordo com o artigo 5º do DL 48/2020, a AT utilizará os dados do ficheiro, após validação e agregação por taxonomia, para efeitos da entrega da IES/DA, e procederá em seguida à eliminação de todos os dados de detalhe da sua base de dados.
   2. Os ficheiros submetidos serão, contudo, armazenados, podendo ser acedidos exclusivamente no âmbito de um procedimento inspetivo, e após notificação ao contribuinte, ficando vedado qualquer outro acesso ou uso pela AT, conforme estatuído no artigo 6º
5. Regular o prazo de arquivo do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade, após submissão
   15. De acordo com o artigo 7º do DL 48/2020, os ficheiros serão mantidos até ao final do 15.º ano seguinte àquele a que respeitem

O DL 48/2020, apesar de contribuir para a simplificação do reporte relativo à IES/DA, acarreta desafios e riscos para as organizações.

Mesmo que o procedimento de submissão definido pelo Governo materialize algumas garantias, designadamente relacionadas com a descaracterização de descrições e dados pessoais do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade, também prevê que a AT arquive o ficheiro e o guarde durante 15 anos, podendo o mesmo ser usado em caso e no âmbito de uma inspeção tributária.

Desta forma, terá que existir por parte do contribuinte uma elevada certeza sobre a estrutura e qualidade dos dados incluídos no ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade, dado que com a sua submissão ficará sujeito, em caso de inspeção, a ter de responder sobre o conteúdo dos mesmos.

Um dos pontos-chave e mais evidentes do risco para os contribuintes prende-se com a capacidade de os programas de contabilidade gerarem o ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade, em conformidade com os requisitos da legislação portuguesa em vigor. Quer seja a nível da estrutura do ficheiro ou de parametrizações e mapeamentos de dados e campos (ex. dados mestre, taxonomias, etc).

Subsistem ainda hoje inúmeros casos de programas de contabilidade que não geram ou geram ficheiros SAF-T (PT) de contabilidade em não conformidade. Uma das principais razões para esse facto deriva da não obrigatoriedade de certificação de programas de contabilidade, tal como acontece para os programas de faturação.

A AT implementou um selo de validação denominado por  SVAT para os programas de contabilidade, de natureza não obrigatória, e que certifica o cumprimento de boas práticas para a geração de um ficheiro SAF-T (PT). Contudo, não sendo de natureza obrigatória, existe um número muito reduzido de programas de contabilidade com este certificado ou selo de validação.

Decorrente dos pontos anteriores, existe ainda o risco acrescido de o contribuinte considerar que a responsabilidade da geração de um ficheiro SAF-T (PT) em conformidade com as regras é da responsabilidade do produtor do programa de contabilidade.  Contudo, de facto a responsabilidade pelos dados e pela submissão do ficheiro é exclusivamente do contribuinte.

Adicionalmente, e mesmo na presença de um programa de contabilidade que assegure a estrutura e a parametrização e mapeamento de dados em conformidade com a legislação, e se siga os procedimentos contabilísticos apropriados (inerentes ao selo SVAT), existe sempre o risco da qualidade de dados incluídos no ficheiro. Isto decorre tipicamente dos registos manuais e/ou automáticos (ex. resultante da integração com outros sistemas, etc.), que potenciam erros no modelo de dados do ficheiro.

São assim recomendáveis algumas ações por parte do contribuinte:

• Realizar um diagnóstico à conformidade regulatória da estrutura e conteúdo do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade.
• Caso sejam detetados de erros na qualidade de dados, estrutura ou de parametrizações e mapeamentos de dados e campos, observados na fase de diagnóstico, estabelecer um plano de correções, que pode ser ao nível do próprio programa de contabilidade, dados registados ou mesmo de procedimentos contabilísticos adotados.
• Realizar avaliação das demonstrações financeiras (Balanço e Demonstração de Resultados) com base nas taxonomias, incluídas no ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade de forma a validar se os resultados que estão a obter do seu ficheiro (e que servirão para o pré-preenchimento da IES/ DA pela AT) são os esperados.
• Implementar um arquivo para todos os ficheiros SAF-T (PT) de contabilidade submetidos. Desta forma, e em caso de inspeção, terá a mesma versão que a partilhada ou submetida junto da AT
• Para muitas organizações a atualização dos programas informáticos requer a conjugação de diversos intervenientes e tipicamente são longas. Desta forma, quanto mais cedo se começar a planear as intervenções para descaracterização de descrições e dados pessoais, menor risco existirá.

Estas ações, se devidamente implementadas, permitirão os seguintes resultados:

• Garantia que a informação contabilística está em conformidade com os requisitos legislativos
• Antecipação de erros de reporte fiscal, possibilitando a correção nos programas de contabilidade e nos registos da empresa
• Mitigação de riscos de coimas
• Preenchimento correto da IES/DA, em 2021 com os dados de 2020
• Redução do risco em potenciais disputas tributárias

Ficam as sugestões / recomendações de forma a que esta nova vaga de obrigações declarativas possa correr sem grandes sobressaltos e de uma forma totalmente alinhada com as denominadas best practices!