Na sequência da aprovação do Orçamento de Estado de 2021 e com efeitos a partir de 1 de janeiro de 2022, passou a ser obrigatória a inclusão do denominado QR Code em todas os documentos fiscalmente relevantes, como faturas, notas de créditos, recibos, entre outros.
Ainda que com pouco tempo de maturidade, o QR Code veio sem dúvida alterar o paradigma no tratamento da informação por parte dos departamentos financeiros, uma vez que a sua leitura permite aumentar a velocidade e eficácia na recolha dos elementos constantes dos documentos.
Aquando da introdução do QR Code, ficou também estipulado a introdução de um Código Único de Documento (ATCUD) em todos os documentos fiscalmente relevantes, o qual, depois de sucessivos adiamentos, entrará finalmente em vigor a 1 de janeiro de 2023.
O ATCUD é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada e que, conforme definido no art.º 3º da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, resulta da concatenação do código de validação atribuído à série com o número sequencial do documento dentro dessa série.
Para obtenção desse código de validação atribuído à série, será necessária a prévia comunicação das séries de faturação à Autoridade Tributária, sendo que cada emitente deverá comunicar, por cada tipo de documento e meio de processamento, as séries que pretende utilizar.
Sempre que seja criada uma série documental (p.ex, novas séries reiniciadas anualmente), esta nova série terá de ser comunicada, obtendo-se um novo código de validação.
A disponibilização do código de validação é feita de forma automática pela Autoridade Tributária logo após a comunicação dessa série, sendo apenas obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2023, podendo, no entanto, ser aplicada antecipadamente já a partir deste momento.
A comunicação das séries poderá ser feita de forma manual no portal da Autoridade Tributária ou de forma automática, através do software de faturação utilizado pela empresa e recorrendo a um webservice, sendo esta a forma mais recomendada face à simplicidade do processo.
Independentemente da forma de comunicação, e a pouco tempo da entrada em vigor desta obrigação, deverão as empresas assegurar a obtenção atempada dos códigos de validação para todas as séries que pretendem utilizar na emissão dos documentos fiscalmente relevantes.
Será assim importante que os departamentos financeiros das empresas garantam internamente, junto dos seus parceiros de software de faturação ou prestadores de serviços responsáveis por essa faturação, que são efetuados os respetivos testes de forma atempada, nomeadamente a comunicação de séries, obtenção do código de validação e configuração dos layouts dos documentos, por forma a garantir a respetiva inserção do ATCUD nos mesmos e assim, o total cumprimento dos requisitos obrigatórios dos documentos fiscalmente relevantes.
A introdução do ATCUD e QR Code representam uma simplificação na transmissão de documentos, bem como aumentam o controlo das transações efetuadas pelos contribuintes, permitindo assim um combate mais eficaz à economia informal e à evasão fiscal.