A faturação eletrónica é um processo que abrange a emissão, envio, receção e armazenamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes em formato digital. Os requisitos e regulamentação para este processo estão previstos no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Este processo visa assegurar a autenticidade, integridade e segurança dos documentos eletrónicos, com o objetivo de promover a transparência nas transações comerciais e a conformidade fiscal das empresas com as disposições aplicáveis em Portugal.

São inúmeras as vantagens da faturação eletrónica, entre as quais:

1. Redução de custos operacionais e incentivo à sustentabilidade com a adoção de processos digitais sem recurso ao papel;
2. Eficiência, automatização e aceleração do processo de faturação;
3. Promoção de uma melhor gestão documental, através do armazenamento e organização digital dos documentos, facilitando o acesso de forma prática à documentação e assegurando maior segurança na retenção dos dados; e
4. O combate à economia informal, à fraude e à evasão fiscais.

As empresas devem garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes emitidos. De acordo com o previsto no Decreto suprarreferido, consideram-se garantidas as condições exigidas quando seja adotado um dos seguintes procedimentos:

1. Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
2. Aposição de um selo eletrónico qualificado;
3. Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu».

De acordo com a Lei n.º 45-A/2024, de 31 de dezembro, que aprova o Orçamento do Estado para 2025, até 31 de dezembro de 2025 são aceites faturas em formato PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.

No entanto, a partir de 1 de janeiro de 2026, para que os documentos fiscalmente relevantes tenham efeito probatório e cumpram com os requisitos legais, devem incluir uma assinatura eletrónica qualificada, um selo eletrónico qualificado, ou ser comunicadas através de um sistema de EDI para que possam ser consideradas faturas eletrónicas. Cada empresa terá de obter o seu certificado, para implementação do selo ou assinatura digital nos seus documentos.

Assim, é essencial que as empresas comecem a obter os selos eletrónicos qualificados necessários junto de prestadores de serviços de confiança, com antecedência e a implementar as soluções adequadas, garantido tempo suficiente para adotar as medidas necessárias com vista ao cumprimento dos requisitos legais, evitando riscos de não conformidade e respetivas penalizações.

A faturação eletrónica representa uma evolução significativa na forma como as empresas gerem os seus processos financeiros. Com a evolução dos processos de automatização e digitalização, é fundamental que as empresas contem com parceiros que as apoiem nestas questões, assegurando o cumprimento e a conformidade com as exigências legais em constante mudança, posicionando-se assim de forma competitiva no mercado.