Num ápice estamos no segundo trimestre de 2023, e enquanto várias empresas vão apresentando/apresentaram os seus resultados de2022, muitos departamentos financeiros deparam-se uma vez mais com as dificuldades de encerrarem as contas anuais e apresentarem em paralelo os reportes financeiros mensais, investindo muitas horas e vivendo múltiplos desafios.

Tais desafios estão geralmente relacionados, entre outros, com: (i) escassez e experiência dos recursos humanos; (ii) planeamento inadequado ou inexistente; (iii) sistemas informáticos contabilísticos obsoletos ou indevidamente parameterizados.

Ora, se as dificuldades mencionadas ao nível de recursos humanos são um desafio permanente e estruturante, as mesmas, bem como as restantes, podem ser mitigadas num curto espaço de tempo, caso exista uma aposta e investimento em tecnologia que permita efetuar o registo e a preparação da informação financeira de uma forma simples,  tempestiva,com qualidade e com efeitos motivadores ao nível do talento.

No entanto não basta investir em tecnologia. A implementação de tecnologias como OCR (Optical Character Recognition), RPA (Robot Process Automation) e sistemas informáticos de preparação de demonstrações financeiras, não significa por si só que os objetivos serão alcançados, é necessário definir uma estratégia de digitalização dos processos financeiros a montante (registo dos documentos contabilísticos) e a jusante (relatórios financeiros), que passa por várias fases, como por exemplo: (i) mapear e otimizar o processo/metodologia atual; (ii) analisar que fases desse processo são passíveis de digitalização; (iii) redefinir o novo processo/metodologia tendo em consideração a implementação de tecnologia; (iv) testar e eliminar eventuais redundâncias existentes; (v) quantificar o ganho da transformação do processo; (vi) decisão final.

Pode-se considerar que um processo foi digitalizado com sucesso, quando, por exemplo, foram atingidos os seguintes indicadores de desempenho: (i) tempo de execução da tarefa reduzido significativamente; (ii) o número de erros detetado é inexistente ou imaterial; (iii) a qualidade e tempestividade da informação financeira melhorou significativamente; (iv) alocação do tempo despendido anteriormente pelos recursos humanos a outros processos de maior valor acrescentado.

A transformação digital da função  financeira é assim uma necessidade do presente e não do futuro, por forma a motivar e atrair melhores profissionais através de novas formas de colaboração (ferramentas informáticas intuitivas e de fácil manuseamento, disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar) que lhes permita viver a experiência da função financeira, mantendo o equilíbiro entre a vida pessoal e profissonal, bem como melhorar a informação financeira em termos de qualidade e tempestividade.

O futuro é hoje, pelo que desafios diferentes exigem abordagens diferentes, cabendo a cada um de nós ser um agente de mudança …