A nossa experiência indica que é frequente que a alteração acionista dite o afastamento imediato da equipa de gestão e a substituição do contabilista certificado (interno ou externo). Quando tal acontece, não havendo um plano de transição claro e acordado com o vendedor, é provável que uma inspeção da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) ao período histórico venha a revelar-se um desafio para a nova equipa de gestão.
Se assegurar uma transição efetiva e eficiente deverá ser sempre uma preocupação dos novos acionistas, este tema ganha uma relevância adicional quando a continuidade dos responsáveis contabilísticos e fiscais não é uma opção. Com efeito, nesse cenário, deverá ser acordado com o vendedor um plano de transição que assegure uma passagem efetiva de documentação e conhecimento, mitigando o risco de liquidações adicionais de imposto apenas porque a documentação não está disponível, não é fiável ou houve incapacidade de explicar à AT o racional económico das operações ocorridas no período histórico.
Assim, para além de regular as obrigações fiscais ainda por cumprir à data da alteração acionista, por exemplo a Declaração Modelo 22 de IRC desse exercício que pode vir a ser cumprida vários meses (no limite mais de 1 ano) após o fecho da transação, o plano de transição acordado com o vendedor deve abranger a passagem de toda a documentação contabilística e fiscal relativa aos exercícios que ainda possam ser objeto de inspeção fiscal.
Relembramos que o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro estipula que “Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos…” podendo ainda existir uma necessidade temporal maior se estiver em causa o exercício de direitos por um período de tempo mais longo (ex.: prejuízos fiscais reportáveis por 12 anos). Todavia, para além da transição documental (tangível) deve ser assegurada a disponibilidade das pessoas que têm conhecimento específico das operações realizadas. O acesso a esse conhecimento (intangível) pode revelar-se crítico no âmbito de uma inspeção fiscal, permitindo explicar o racional subjacente às operações.
Por último, de notar que havendo a imediata descontinuação da equipa responsável pela função fiscal, algumas obrigações fiscais seriam mesmo praticamente impossíveis de cumprir sem a colaboração do vendedor, como por exemplo a elaboração de um dossier de preços de transferência relativo a períodos históricos, na medida em que seria crítico a obtenção do detalhe das transações entre a sociedade adquirida e as partes relacionadas pré-transação.
Neste contexto, a due diligence fiscal, a realizar antes de qualquer aquisição de sociedades, para além da identificação de contingências e atributos fiscais que possam existir na sociedade a adquirir, deverá identificar e descrever a forma como a função fiscal é gerida, permitindo que os contratos que suportam essa transação enderecem de forma eficaz as lacunas de documentação que devem ser mitigadas pré-aquisição (condições precedentes) e garantam a disponibilidade de acesso, não apenas a documentos mas também a pessoas com know-how específico sobre a função fiscal, pelo período pós aquisição identificado como relevante.