O RCBE é constituído por uma base de dados, com informação suficiente, exata e atual sobre os beneficiários efetivos das entidades, sendo a entidade gestora desta base de dados o Instituto dos Registos e do Notariado, I.P (“IRN, I.P.”).

Nos termos desta Lei, as entidades sujeitas, que incluem, entre outras, as sociedades civis e comerciais que exerçam atividade em Portugal, deverão submeter uma declaração inicial contendo informação sobre a identificação dos beneficiários efetivos, titulares do capital social, gerentes, administradores, bem como outras informações relevantes.

A declaração inicial das entidades sujeitas ao RCBE deverá ser efetuada até ao dia 30 de abril de 2019, para as entidades sujeitas a registo comercial, e até 30 de junho de 2019, para as restantes entidades sujeitas ao regime.

Para o efeito, os modelos de formulário necessários para o cumprimento da declaração inicial encontram-se disponíveis no website da área da justiça: https://rcbe.justica.gov.pt/.

Esta informação deverá ser objeto de atualização, num prazo não superior a 30 dias, e de confirmação anual até ao dia 15 do mês de julho, juntamente com a Informação Empresarial Simplificada (“IES”), para as entidades que devam apresentar esta declaração.

Para além da aplicação de coimas, o incumprimento destas obrigações poderá trazer consequências bastante negativas para as entidades a ela sujeitas, como sejam restrições ao nível do estabelecimento ou prosseguimento da relação de negócio com instituições financeiras (por exemplo, contratação de novas linhas de crédito), impossibilidade de distribuir lucros ou fazer adiantamentos sobre lucros, celebrar contratos com o Estado, concorrer à concessão de serviços públicos, beneficiar dos apoios de fundos europeus estruturais de investimento e públicos, entre outros.

Por outro lado, as entidades obrigadas para efeitos da legislação de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo (“BC/FT”), como sejam as instituições de crédito, entre outras entidades financeiras e não financeiras, deverão consultar periodicamente as informações constantes do RCBE e comunicar ao IRN I.P. quaisquer desconformidades entre a informação constante deste registo e a informação recolhida nos termos da legislação BC/FT.

Neste sentido, a maioria das entidades sujeitas tem pouco mais de um mês para identificar e comunicar os seus beneficiários efetivos no âmbito desta nova obrigação, sob pena de serem alvo das consequências previstas no regime e de aumentarem a sua exposição ao risco reputacional.