Apesar de ser um instrumento de inspeção tributária, a sua utilização tem sido estendida para outros fins, tais como para facilitar a troca de informações entre Autoridades Tributárias e avaliar a conformidade de outras obrigações fiscais.

Cada País faz tipicamente uma implementação faseada (p.ex. incluindo numa fase inicial um conjunto de dados mais reduzido) e usa uma versão customizada do ficheiro.

Portugal, foi o primeiro país do mundo, em 2007, a seguir a recomendação da OCDE implementando o ficheiro SAF-T (PT), estabelecendo a primeira estrutura do ficheiro através da Portaria nº 321-A/2007, de 26 de março. Desde então,  todos os sujeitos passivos de IRC que exercem, a título principal, uma atividade de natureza comercial, industrial ou agrícola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos ficaram obrigados a produzir o ficheiro SAF-T (PT) e entregarem o mesmo, sempre que solicitado pelos serviços de inspeção tributária.

Em 2010, através da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, a geração do ficheiro SAF-T (PT) passou a ser um requisito para a certificação de programas de faturação. E a partir de 2013, o ficheiro SAF-T (PT), numa versão mais reduzida, passou também a ser utilizado para a comunicação mensal de dados de faturação (com a submissão do respetivo ficheiro no e-fatura), bem como para a comunicação de documentos de transporte de mercadorias.

A última versão do ficheiro (versão 1.04) foi implementada através da Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, contemplando já a estrutura com taxonomias.

Recentemente, e apesar de alguns adiamentos, é esperado que no próximo ano o ficheiro SAF-T (PT) com dados relativos à contabilidade, possa também ser submetido junto da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), para o pré-preenchimento dos anexos da IES (informação empresarial simplificada).

Subsistem, contudo, ainda hoje inúmeros casos de programas de contabilidade que não geram ou que geram ficheiros SAF-T (PT) de contabilidade em não conformidade. Uma das principais razões deriva da não obrigatoriedade de certificação de programas de contabilidade, tal como acontece para os programas de faturação.

A AT implementou um selo de validação chamado de SVAT (selo de validação AT – através da Portaria nº 293/ 2017, de 2 de outubro) para os programas de contabilidade, não obrigatório, e que certifica o cumprimento de boas práticas para a geração de um ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade em conformidade. Contudo, não sendo obrigatório existe ainda um número muito reduzido de programas de contabilidade com este certificado ou selo de validação.

Os testes de conformidade subjacente à atribuição do SVAT destinam-se a avaliar se os processamentos dos registos contabilísticos são integrais e corretamente exportados para o ficheiro SAF-T (PT), sendo este gerado sem erros de estrutura e conteúdo. Nesta perspetiva, este selo, tinha e tem em vista a obtenção de ficheiros SAF-T (PT) de contabilidade com a qualidade desejada para o pré-preenchimento dos anexos da IES.

Os desafios para a implementação do SAF-T (PT) de contabilidade em programas de contabilidade são inúmeros e estendem-se à globalidade das organizações. Contudo, são particularmente evidentes em organizações que utilizam mais do que um plano de contas (ex. planos de grupo e local), e cuja a implementação decorre da necessidade de instalação de atualizações (updates) relativas à jurisdição Portuguesa na qual o programa de contabilidade é utilizado.

A implementação vai depender tanto da configuração do programa de contabilidade (tipicamente responsabilidade dos departamentos de TI), como dos registos e procedimentos contabilísticos seguidos (tipicamente responsabilidade dos departamentos financeiros e fiscais).

Talvez um dos maiores desafios seja a necessidade da existência de um trabalho conjunto de ambos os departamentos acima indicados e desmistificar, o que ainda é considerado por muitas organizações, que a responsabilidade da geração de um ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade em conformidade é da responsabilidade do produtor do programa de contabilidade. Neste âmbito, é necessário clarificar que a responsabilidade pelos dados e pela submissão do ficheiro é, ou vai ser, exclusivamente do contribuinte.

Assim, uma implementação do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade deve endereçar desafios tecnológicos, mas também de dados e de procedimentos contabilísticos, sendo de destacar os seguintes aspetos:

1. As organizações devem avaliar e testar a parametrização e mapeamento do seu modelo de dados para a geração do ficheiro. Ou seja, mesmo que o programa de contabilidade já tenha capacidade de geração do ficheiro, este vai ser uma exportação de acordo com o modelo de dados estandardizado existente nesse programa de contabilidade. Contudo, tipicamente, existem diversas customizações (resultado de um acumulado de adaptações para outros fins) que inibem uma exportação direta de um ficheiro em total conformidade com a legislação em vigor;
2. Existe a necessidade de realizar um trabalho de configurações adicionais, tanto em termos de dados (ex. taxonomias), como em termos de procedimentos (ex. classificação de transações de apuramento de resultado);
3. Decorrente da existência de registos manuais e/ou automáticos (p.ex. resultante da integração com outros sistemas), deve ser testado a integralidade e qualidade de dados incluídos no ficheiro, de forma a garantir que os mesmos refletem de forma fidedigna as demonstrações financeiras (ex. Balanço e Demonstração de Resultados) e a exportação de dados obtida tem correlação com os dados comunicados em outras obrigações fiscais;
4. Deve ser atualizado ou desenvolvido a capacidade para utilização do WebService a disponibilizar pela Imprensa Nacional Casa da Moeda, S. A. (INCM), para que o programa de contabilidade possa receber uma chave, que permita descaracterizar, através de um algoritmo de cifra simétrica, os campos relativos a descrições e dados pessoais contidos no ficheiro;
5. Dado que está previsto (no Decreto-Lei n.º 48/2020, de 3 agosto) que a AT arquive o ficheiro e o guarde durante 15 anos, podendo o mesmo ser usado em caso e no âmbito de uma inspeção tributária, deve também ser implementado um conjunto de rotinas de arquivo dos ficheiros submetidos. Desta forma, em caso de inspeção tributária, o contribuinte terá a mesma versão que a partilhada ou submetida junto da AT.

A incapacidade de garantir a estrutura do ficheiro para que este possa ser recebido pela AT, ou a inconsistência de dados nele incluído, pode levar em última instância à rejeição do ficheiro, ficando o contribuinte em falta com a própria IES, daí decorrendo as penalidades associadas.

Adicionalmente, e tal como também referido anteriormente, está previsto que a AT arquive o ficheiro durante 15 anos, podendo o mesmo ser usado em caso e no âmbito de uma inspeção tributária. Desta forma, será por certo meritório o investimento a realizar, pois só assim será possível assegurar uma estrutura e qualidade dos dados elevada para a produção do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade.