Os sujeitos passivos que não possuam sede, estabelecimento estável nem domicílio em território nacional (designados doravante por sujeitos passivos não residentes) já estavam obrigados a emitir faturas e outros documentos fiscalmente relevantes através de programas informáticos previamente certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) desde Junho de 2021, por via da aplicação do n.º 1 do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

A obrigação anteriormente referida circunscreve-se à emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes pelos sujeitos passivos não residentes desde que as operações de transmissão de bens e prestação de serviços que titulam se encontrem sujeitas às regras do artigo 35.º-A do Código do IVA. Estas regras de sujeição, já tinham sido alvo de esclarecimento através do Ofício-Circulado n.º 30211, de 15 de março de 2019, tendo recentemente sido objeto de esclarecimento adicional através de FAQs divulgadas pela AT. A este respeito, foi clarificado que os sujeitos passivos não residentes estão obrigados a emitir faturas de acordo com as regras previstas no Código do IVA, pelas transmissões de bens ou prestações de serviços localizadas no território nacional (exceto quando a obrigação de liquidação do imposto recaia sobre o sujeito passivo adquirente dos bens ou serviços; as operações sejam efetuadas no âmbito dos regimes especiais do “Balcão Único” – OSS).

De referir que o programa informático certificado pela AT, já compreende por si mesmo o cumprimento de requisitos técnicos e legais gerais definidos pelo quadro regulatório Português (tanto para faturação como para contabilidade), de que se salienta, a capacidade de exportar o ficheiro de auditoria tributária previsto no n.º 8 do artigo 123.º do Código do IRC, designado por ficheiro SAF-T (PT).

Daqui decorre que o uso de programas informáticos certificados pelos sujeitos passivos não residentes deverá incluir já a capacidade de exportar o ficheiro SAF-T (PT), de várias tipologias, e designadamente da tipologia de faturação.

Em termos de responsabilidades, o cumprimento dos requisitos técnicos e legais gerais aplicáveis aos programas informáticos certificados destinados a processar faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, recai tanto nos produtores e instaladores de programas informáticos como nos próprios sujeitos passivos que os utilizem (neste caso sujeitos passivos não residentes).

Apesar da obrigação referida anteriormente, até ao final do ano de 2022, os sujeitos passivos não residentes que pratiquem operações sujeitas a IVA em território nacional, não estão obrigados a comunicar à AT, por transmissão eletrónica de dados (ex. através do SAF-T (PT) de faturação), os elementos das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.

Contudo, e de acordo com a Lei do Orçamento de Estado de 2022, foi estabelecido que a partir de 1 de janeiro de 2023 os sujeitos passivos não residentes quando sujeitos às regras estabelecidas no Código do IVA ficam obrigados a comunicar à AT os elementos das faturas. Ou seja, passa também a ser obrigatório para estes sujeitos passivos o uso de por exemplo do ficheiro SAF-T (PT) de faturação para comunicarem periodicamente a sua faturação à AT.

A Lei do Orçamento de Estado de 2022 estabelece que as pessoas, singulares ou coletivas, que se encontrem sujeitas às regras de emissão de faturação em território português nos termos do artigo 35.º-A do Código do IVA e pratiquem operações sujeitas a IVA em Portugal, são obrigadas a comunicar à AT, por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes emitidas nos termos do Código do IVA, por uma de 3 vias:

• Por transmissão eletrónica de dados em tempo real (webservice);
• Por transmissão eletrónica de dados com base no ficheiro SAF-T (PT);
• Por inserção direta no Portal das Finanças.

De notar que a opção tipicamente usada pelos contribuintes para comunicar à AT os elementos das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes é a opção 2), ou seja a utilização do SAF-T (PT) de faturação, decorrente da complexidade e esforço adicional de implementação da opção 1) e da complexidade operacional corrente (ex. mensal) da opção 3).

A este respeito (para comunicação dos elementos das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes à AT), a Lei do Orçamento de Estado de 2022, veio introduzir duas novidades adicionais, designadamente:

• O prazo de comunicação mensal dos elementos das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes à AT passa a ser efetuada até ao 5 dia do mês seguinte ao da sua emissão.
• Os sujeitos passivos que durante o mês não tenham emitido documentos, devem comunicar esse facto à AT, através do Portal das Finanças, no prazo referido no ponto anterior.

Ou seja, e usando como referência de uso a comunicação através do ficheiro SAF-T (PT) de faturação, este passa a ter que ser submetido no Portal e-fatura, até ao 5º dia do mês seguinte a que as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes digam respeito, e mesmo que não existam operações de faturação a comunicar, o mesmo facto tem que ser comunicado à AT, através do mesmo Portal.

As alterações acima referidas passam também a estar vigentes a partir de 1 de janeiro de 2023.

São assim recomendáveis algumas ações por parte do sujeito passivo não residente:

• Verificar se o programa informático certificado que esteja a utilizar contempla as atualizações que garantem a capacidade de gerar o ficheiro SAF-T (PT) de faturação na sua versão mais recente aceite pela AT no portal e-fatura;
• Realizar um diagnóstico à conformidade regulatória da estrutura e conteúdo do ficheiro SAF-T (PT) de faturação extraído do seu programa informático certificado, e face à deteção de erros observados estabelecer um plano de correções, que podem ser ao nível do próprio programa de informático, dos dados registados ou mesmo de procedimentos de faturação adotados;
• Para muitas organizações, a atualização dos programas informáticos requer a conjugação de diversos intervenientes e tipicamente são longas. Desta forma o quanto mais cedo se começar a planear, menor risco existirá.
• Implementar operacionalmente os procedimentos apropriados (a partir de Janeiro de 2023) para a extração e submissão do ficheiro SAF-T (PT) de faturação até ao 5º dia do mês seguinte da emissão das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. Bem como também implementar procedimentos para comunicação da inexistência de operações.

Para concluir, e com relevância também para os sujeitos passivos residentes, decorrente do acima exposto, deve também ser tida em atenção a mesma necessidade de emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes através de programas informáticos certificados pela AT em casos de autofaturação, ou seja, quando o sujeito passivo adquirente dos bens ou serviços tenha sede ou estabelecimento estável no território nacional (sujeito passivo residente), e quando as operações aqui se localizem e a obrigação de liquidação do imposto recair sobre estes. Este facto é crucial para muitos contribuintes, sujeitos passivos residentes, que podem já se encontrar em incumprimento, face à não emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes através dos seus programas informáticas nas aquisições de bens e serviços de sujeitos passivos não residentes.