De acordo com o artigo 65.º, n.º 5 do Código das Sociedades Comerciais, o relatório de Gestão, as contas do exercício e demais documentos de prestação de contas devem ser apresentados ao órgão competente e por este apreciados, no prazo de três meses a contar da data de encerramento do exercício anual. Isto significa que até 31 de março, as empresas com ano contabilístico idêntico ao civil, deveriam ter as contas do ano anterior fechadas e aprovadas. Por sua vez, a maioria dos prazos relativos à entrega das obrigações fiscais e declarativas ocorrem em momentos posteriores (IRC pode ser entregue até 31 de maio e IES até 15 de julho). Este desfasamento entre as datas declarativas e fiscais leva a que as empresas adiem, na maioria dos casos, o encerramento das suas contas, seja por decisão da Gestão, seja por dificuldade dos departamentos financeiros em preparar todas as obrigações fiscais e declarativas atempadamente, seja por indisponibilidade dos órgãos de supervisão de efetuarem a revisão de contas de forma mais célere.
Todos estes atrasos e adiamentos levam a que os departamentos de contabilidade, durante os primeiros seis meses do ano, estejam focados no encerramento das contas do ano anterior e no cumprimento de todos os prazos legais, e durante os seis meses seguintes, estejam a recuperar o trabalho pendente de meses anteriores, levando novamente a que esta situação se repita no ano seguinte, criando um ciclo contínuo de atrasos e acumulação de tarefas que se perpetua ano após ano.
Os departamentos financeiros têm acesso a informação fundamental da empresa – têm acesso aos custos incorridos e a incorrer e às vendas obtidas e estimadas, permitindo assim rapidamente perceber o desempenho financeiro da entidade e compará-lo com períodos anteriores ; têm acesso aos saldos a receber e a liquidar, às obrigações contratuais existentes (seja com o Estado, credores, colaboradores, etc..) e aos prazos médios de pagamento e recebimento permitindo assim estimar as necessidades e disponibilidades de tesouraria; têm acesso à posição financeira da empresa estimando com facilidade o valor dos seus ativos e das suas obrigações (passivos); e, numa ótica de contabilidade analítica, podem ter acesso ao desempenho de cada departamento e projeto de uma empresa permitindo analisar investimentos e sustentar decisões da Gestão quanto ao avanço ou recuo nas iniciativas levadas a cabo. Transformar esta informação em conhecimento acessível e recorrente é um passo decisivo para construir uma gestão mais ágil, resiliente e orientada para o futuro.
Para que a produção da informação financeira e económica nas empresas ocorra de forma rápida e consistente é importante existir uma aposta forte na automatização e digitalização de processos. Esta aposta permitirá libertar os recursos dos departamentos financeiros de atividades de menor valor acrescentado, concentrando-se em funções de revisão e análise, bem como, na produção de informação quantitativa e qualitativa, que contribua para apoiar o processo de decisão por parte da Gestão.